Un presupuesto es una propuesta comercial: explica al cliente qué vas a hacer, cuánto le costará y bajo qué condiciones. No sustituye a una factura, pero ayuda a evitar malentendidos y puede convertirse en la base de la facturación si el cliente lo acepta.
1. Identifica al emisor y al cliente
Incluye el nombre o razón social de tu negocio, información de contacto y los datos del cliente. Añade un número o referencia interna para localizar el documento, la fecha de emisión y, cuando te interese, una fecha de validez.
Un ejemplo de referencia sencilla sería PRES-2026-0012. La numeración del presupuesto es una herramienta de organización; no debe confundirse con la numeración fiscal de las facturas.
2. Detalla los productos o servicios
Un presupuesto convincente dice exactamente qué se va a entregar. Utiliza líneas con descripción, cantidad y precio unitario. Si trabajas por fases, indícalas; y si hay materiales, desplazamientos o gastos que no están incluidos, déjalo claro.
- Descripción precisa: mejor «Mantenimiento de equipo informático, 2 horas» que «Servicios varios».
- Cantidad y unidad: horas, unidades, jornadas o cualquier medida que corresponda.
- Precio: importe unitario y posibles descuentos.
- Alcance: incluye condiciones y exclusiones importantes.
3. Presenta claramente el precio y los impuestos
Separa el subtotal de los impuestos aplicables. Si no puedes fijar todavía el precio final, indica qué parte es estimada y de qué depende.
| Ejemplo de presupuesto | Importe |
|---|---|
| Servicio técnico (2 × 50 €) | 100,00 € |
| Subtotal | 100,00 € |
| IVA 21 % (ejemplo) | 21,00 € |
| Total presupuestado | 121,00 € |
4. Añade plazo, condiciones y aceptación
Indica durante cuánto tiempo mantienes la oferta, cuándo podrías realizar el trabajo y cómo se efectuará el pago. Puedes incluir el procedimiento de aceptación y las condiciones de modificación o cancelación cuando resulten pertinentes.
Si el cliente aprueba el presupuesto por correo o firma, conserva esa aceptación junto al documento. Te ayudará a saber qué se acordó y desde cuándo.
5. Convierte el presupuesto aceptado en factura
Cuando llega el momento de facturar, utiliza los conceptos acordados como punto de partida y comprueba que cantidades, fechas, impuestos y datos del cliente sean los adecuados para la factura real. No copies mecánicamente importes si el trabajo finalmente prestado es distinto.
Faacil permite organizar presupuestos, albaranes y facturas, y convertir unos documentos en otros dentro del mismo flujo de trabajo. Si necesitas aprender antes los requisitos fiscales, consulta cómo hacer una factura paso a paso.
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¿El presupuesto tiene que llevar IVA?
Debe comunicar el precio y los impuestos aplicables de forma clara. La manera de presentarlo depende de la operación, del destinatario y de las reglas correspondientes.
¿El presupuesto equivale a una factura proforma?
No necesariamente. Un presupuesto propone condiciones comerciales y una proforma puede representar una operación prevista, pero ninguno sustituye automáticamente a una factura válida cuando corresponde emitirla.
¿Puedo cambiar el presupuesto después de aceptado?
Si cambian alcance, importes o plazos, lo recomendable es acordar los cambios con el cliente y conservar una nueva versión o aceptación documentada.
¿Cuánto tiempo debe ser válido?
No existe una duración única adecuada a todos los trabajos. Puedes fijar un plazo razonable según precios, disponibilidad y naturaleza del servicio.